Posted by & filed under Könyvelés.

Az egyes eszközök leltárfelvételének tudnivalói

a) Az immateriális javak leltárfelvétele:

Az immateriális javakról – miután nem anyagi eszközök – csak értékbeli nyilvántartást kell vezetni analitikusan és szintetikusan.

A leltár készítésekor az immateriális javakat az analitikus nyilvántartásokból kell a leltárba felvenni, mégpedig a mérleg fordulónapi értéken. Az immateriális javak leltározása az analitikus nyilvántartásokban lévő adatok azonosítását és egyeztetését, a dokumentációkkal való alátámasztottság ellenőrzését jelenti.

Figyelemmel kell lenni arra, hogy a szellemi termékek között csak azokat a szellemi termékeket szabad kimutatni, amelyek a vállalkozó birtokában, tulajdonában korlátozás nélkül vannak. Azokat a szellemi termékekre vonatkozó korlátozott felhasználási jogokat, amelyeket a vállalkozó – közvetve, vagy közvetlenül – az eredeti tulajdonostól szerzett, nem a szellemi termékeke, hanem a vagyoni értékű jogok között kell kimutatni.

A szoftverek leltározásánál a leltárfelvevőnek meg kell győződnie arról, hogy a szoftverhordozó (floppy vagy CD) mellett megvan-e a szoftvert leíró dokumentáció is, továbbá jeleznie szükséges a használaton kívüli szoftvereket, ilyenek a gyors elévülés miatt bizony lehetnek.

b) A tárgyi eszközök leltárfelvétele:

Ha a vállalkozó a tárgyi eszközökről a számviteli alapelveknek megfelelő egyedi nyilvántartást vezet mennyiségben is és értékben is, továbbá, ha ezen a nyilvántartáson rögzíti a terv szerinti értékcsökkenési leírás, a terven felüli értékcsökkenés, illetve annak visszaírásának adatait, akkor a leltár készítésekor a tárgyi eszközök az analitikus nyilvántartásokból felvehetők a leltárba a mérleg fordulónapi értéken (nettó érték).

A megfelelő nyilvántartások folyamatos vezetése esetén tehát nincs a tárgyi eszközöknél évenkénti leltározási kötelezettség (mennyiségi felvétel). A leltározás gyakoriságának szabályait a vállalkozó maga határozza meg.

A tárgyi eszközök leltárfelvételénél tehát megkülönböztetetten fontos szerepe van a helyesen vezetett analitikus nyilvántartásoknak.

Például az épületek analitikus nyilvántartásának tartalmaznia kell az épület helyét, címét, helyrajzi számát, telekkönyvi betétszámát, alapterületét (m2), beépített hasznos területét (m2, m3), tartozékainak pontos, teljes körű felsorolását, használatbavételi időpontját, bruttó értékét, az elszámolt terv szerinti értékcsökkenési leírás összegét, az esetlegesen elszámolt terven felüli értékcsökkenés összegét, nettó értékét.

Az ingatlanok leltározásánál az aktuális tulajdoni lapok adatait célszerű áttekinteni, helyességükről meggyőződni, és azokat egyeztetni kell a főkönyvi és az analitikus nyilvántartás adataival.

A gépek, berendezések, járművek nagyon sokfélék, esetenként nagyon nagy értékűek lehetnek, leltározásuk különös gondosságot igényel. Különösen figyelemmel kell lenni arra, hogy minden eszköz leltározásra kerüljön, például a tartozékok: számítógépeknél a monitorok, klaviaturák, egerek, járműveknél a beépített rádiótelefonok, riasztóberendezések, magnós, CD-s rádiók stb., és arra, hogy pontosan azonosíthatóak legyenek, amit az eszköz gyártási számának, leltári számának precíz feltüntetésével érhetünk el.

c) A befektetett pénzügyi eszközök, illetve az értékpapírok leltárfelvétele:

A befektetett pénzügyi eszközöket, illetve a forgóeszközök között kimutatott értékpapírokat a nyilvántartással való egyeztetéssel kell a leltárba felvenni, ha a vállalkozó megfelelő mennyiségi nyilvántartást vezet.

A nyilvántartásoknak tartalmazniuk kell a befektetett pénzügyi eszközök, illetve az értékpapírok azonosításához szükséges adatokat, a befektetéskori, illetve a vásárláskori értékadatokat, az esetleges értékvesztés és annak visszaírásának adatait, a törlesztés, az esetleges lejárat, az osztalék, a kamat feltételeit.

A részesedések leltárfelvételénél el kell végezni a társasági szerződések, az értékpapírok adatainak egyeztetését az analitikus illetve a főkönyvi könyvelés adataival.

A kötvények esetében meg kell győződni, hogy azok ténylegesen megvannak-e, hol és ki őrzi azokat. A kötvényeknél előfordulhat devizáért vásárolt kötvény, amelynél a leltárban a forintérték mellett szerepeltetni kell a devizáét is, valamint az átszámítási árfolyamot.

Az adott kölcsönöknél meg kell győződni a kölcsönszerződés meglétéről, továbbá ellenőrizni kell, hogy az adósok adataiban, körülményeiben nem történt-e változás (pl. megszűnt, meghalt adós).

d) A készletek leltárfelvétele:

A leltárkészítés szempontjából a készletek a legösszetettebb eszközféleségek. A nyilvántartásukra többféle módszer elképzelhető, így a leltárkészítési módjuk is változatos lehet.

Az általános előírás itt is az, hogy a készletekre vonatkozóan olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozókészleteit mennyiségben és értékben. A leltárban a készleteket készletféleségenként kell csoportosítani, a leltárban a mérleg fordulónapon meglévő készleteket kell szerepeltetni.

Ha a vállalkozó év közben a készleteinél, vagy a készletei meghatározott részeinél folyamatos mennyiségi nyilvántartást vezet, akkor a leltárfelvétel elvégezhető egyeztetéssel.

Ha a vállalkozó év közben a készleteinél, vagy a készletei meghatározott részénél folyamatos mennyiségi nyilvántartást nem vezet, akkor a leltárfelvétel csak mennyiségi felvétellel, azaz leltározással végezhető el.

Év végén kötelező leltározni az összes saját termelésű készletet (befejezetlen termelés, félkész-, késztermékek), a bérmunkára átadott és átvett készleteket, a más vállalkozó tulajdonában, de a vállalkozó birtokában lévő készleteket, az úton lévő készleteket, a közvetített szolgáltatások még tovább nem számlázott értékét.

Ha a vállalkozó az árukészleteit (jellemzően bolti árukészletek) csak értékben tartja nyilván, akkor a leltárt mennyiségi felvétellel kell elvégezni, és e tételes leltározás időpontja lehet a mérleg fordulónapját megelőzően, a beszámolási időszak negyedik negyedévében vagy a mérleg fordulónapját követően, a következő beszámolási időszak első negyedévében a vállalkozó által meghatározott időpont. Ez esetben a mérleg fordulónapja és a leltározás időpontja közötti árukészlet változásokat nyilvántartási áron lehet figyelembe venni, helyesbítve a tételes leltárral megállapított árréssel.

e) A követelések és a kötelezettségek leltárfelvétele:

A követeléseket és a kötelezettségeket általánosan az analitikus nyilvántartásban szereplő értékadatok alapján kell felvenni úgy, hogy a leltári nyilvántartásba felvett adatok valódiságát folyószámla egyeztetéssel kell igazolni, amelynek módszere a már korábban leírt egyeztető levél.

A ki nem egyenlített követeléseket és tartozásokat teljes körűen fel kell mérni.

A váltóköveteléseket és váltókötelezettségeket egyedileg kell leltározni, csak a ténylegesen meglévő váltókat szabad felvenni a leltárba, figyelembe véve a megfelelően vezetett analitikus nyilvántartások adatait. A váltókövetelések analitikus nyilvántartásának tartalmaznia kell a váltóadós nevét, címét, a váltó kiállítás időpontját, a váltó lejáratát, a váltó névértékét, a váltóval kiváltott eredeti tartozás értékét, a váltó névértékében megtestesült kamat mértékét, a váltó állapotát (avalizált). A váltókövetelésnél a váltó névértékében lévő kamatot a nyilvántartásban ki kell mutatni, de a főkönyvi könyvelésben könyvelni nem szabad. Devizaváltó esetén a nyilvántartásnak tartalmazni kell a deviza értékét és a forintra történő átszámítási árfolyamot is.

A devizára szólókövetelések és kötelezettségek leltározását ugyancsak egyeztetéssel kell elvégezni. Az analitikus nyilvántartásuk keretében biztosítani kell, hogy forintértékük mellett az adatok devizában is megállapíthatóak legyenek.

f ) A pénzeszközök leltárfelvétele:

A pénzeszközök közül a készpénzállomány leltárba vételének lényege, hogy a mérleg fordulónapi készpénzállományt minden esetben mennyiségi felvétellel, megszámlálás alapján kell a leltárba felvenni. A valutapénztárban lévő külföldi fizetési eszközöket valutanemenkénti bontásban külön-külön kell a leltárban kimutatni.

A csekkek könyvviteli számlához kapcsolódóan analitikus nyilvántartást kell vezetni, ebben a csekkeket fajtánként, devizanemenként csoportosítva tételesen kell kimutatni. A leltározás során az analitikus nyilvántartás adatait a főkönyvi könyveléssel egyeztetni kell. A leltározás szempontjából csekknek kell tekinteni a csekk kártyát, a hitellevelet, az utazási csekket, a kereskedelmi hitellevelet.

A bankszámlákat hitelintézetenként kell megnyitni és vezetni. A bankszámlák leltározása egyeztetéssel történhet. A forintban elhelyezett bankbetétek értékét a mérleg fordulónapján a hitelintézetnél elhelyezett betétek bankkivonattal egyező értéken kell a leltárba felvenni. A devizaszámlán elhelyezett devizabetétek forint értékét a számviteli törvény szerint meghatározott, ellenőrzött könyv szerinti értéken kell a leltárba beállítani.

g) A saját tőke, a céltartalékok, az aktív és passzív időbeli elhatárolások leltárfelvétele:

Ezek a tételek a könyvviteli nyilvántartások adatai alapján kerülnek be a leltárba. A könyvviteli nyilvántartások adatait a leltár összeállítása előtt felül kell vizsgálni, és egyeztetni kell a felsorolt tételekre vonatkozó bizonylatokkal, dokumentumokkal (alapító határozat, számítási melléklet, stb.).

A leltáreltérések megállapítása, rendezése

A leltár adatai feldolgozási módszere, a leltáreltérések megállapítása attól függ, hogy a vállalkozó az eszközökről milyen nyilvántartást vezet.

Ha a vállalkozófolyamatos mennyiségi és értéknyilvántartást vezet, akkor a feldolgozás során a tényleges eszközállományt össze kell vetni a nyilvántartás adataival és eltérés esetén a nyilvántartást a tényadatokra kell helyesbíteni.

Ha a vállalkozó nem vezet mennyiségi és értéknyilvántartást, vagy nem folyamatosan vezeti azokat, akkor a mennyiségi felvétel alapján készült leltár adatait kell a főkönyvi számláknak a leltározási időpontban fennálló adataival összevetni és eltérés esetén a főkönyvi számlák adatait kell a tényleges adatokra helyesbíteni.

A leltározás adatait a könyvviteli nyilvántartásokkal (analitikus nyilvántartások, könyvviteli számlák) a leltárfelvétel időpontjától számított, lehetőleg 30 napon belül kell egyeztetni. Az egyeztetés eredményét jegyzőkönyvben kell rögzíteni, és a megállapított hiányosságok okát kivizsgálás útján rendezni kell.

A leltáreltérés legfőbb oka az adminisztrációs, illetve elszámolási hibából eredő leltárkülönbözet, amelyek jellemzően az alábbiakból erednek:

– azonosítási hiba,

– készletmozgás bizonylatolásának elmulasztása, vagy kétszeres bizonylatolása,

– hibás összegben történő állományba vétel, vagy kivezetés,

– kompenzálható tételek megléte,

– normalizált hiány lehetősége.

Kompenzálható tételek

A megközelítően hasonló minőségű, értékű, rendeltetésű készletek összecserélhetősége miatt ugyanazon leltárfelvételi egységben az egyik készletféleség mennyiségében hiány, a másik készletféleség mennyiségében többlet van. A rendezésük a hiány és a többlet összevezetésével történhet meg.

Normalizált hiány

Normalizált hiánynak tekinthetjük az adott eszköz tömegében annak tulajdonságaiból, jellemzőiből eredően bekövetkező csökkenést, amely szakszerű kezelés, tárolás mellett is bekövetkezik (például apadás, beszáradás stb.). Normalizált hiány (káló, forgalmazási veszteség) jellemzően üzem- és kenőanyagoknál, gyümölcsféléknél, illetve alkoholtermékeknél következik be. A normalizált hiány mértékét eszközféleségenként szükséges a leltárkészítési szabályzatban rögzíteni.

Normalizált hiányból bekövetkező leltáreltérés összegének könyvviteli elszámolása költséget, ráfordítást módosító tételként történik az eszközérték leltár szerinti korrigálásával egyidejűleg.

A normalizált hiányon felüli leltárhiányért az eszközt kezelő személy anyagilag felelős, kártérítésre kötelezhető. A felelősség megállapítása után az áthárítható leltárhiány összegét, a kártérítést fogyasztói áron indokolt megállapítani. Erről a vállalkozás vezetője dönt. A felelős személyre áthárított hiány megtérítendő összegének könyvviteli elszámolás egyéb bevételként történik.

A leltáreltérések természetesen keletkezhetnek nem az adminisztrációs, illetve elszámolási hibából is.

A leltározás könyvelési teendői

A leltározás gazdasági eseményének a leltárkülönbözetek elszámolása és a vásárolt, valamint a saját termelésű készletek eseteit kivéve önmagában, közvetlenül a főkönyvi könyvelésben is rögzítendő elszámolási vonzatai nincsenek, hiszen a leltározás alapadatainak rögzítése analitikus nyilvántartásban történik, amelyből a leltár készül.

Az adminisztrációs hibára visszavezethető leltáreltérések könyvviteli elszámolása

A leltáreltérések legfőbb oka az adminisztrációs, illetve elszámolási hibából eredő leltárkülönbözet.

A leltározás során feltárt adminisztrációs hibából eredő, arra visszavezethető eltérések rendezésére a számviteli törvény tételes előírást nem tartalmaz. Az elszámolásuk csak a számviteli alapelvekből, illetve a törvény általános elszámolási szabályaiból vezethető le.

A nem adminisztrációs, vagy elszámolási hibára visszavezethető leltáreltéréseket a számviteli törvénynek a hiányzó eszközökre, illetve a többletként fellelt eszközökre vonatkozó előírásai szerint tudjuk a könyvvitelben rendezni.

a) Az adminisztrációs hibára visszavezethető többletek elszámolása a befektetett eszközöknél.

A befektetett eszközök közötti ilyen jellegű többletet az eszközállomány növekedéseként kell elszámolni olyan ellenszámlával szemben, amelyen helytelenül könyveltünk. Ez az ellenszámla lehet a szállítók, valamilyen más kötelezettség, a pénzeszközök, a saját előállítású eszközök aktivált értéke stb. Ebből következően a tétel könyvelésére általános szabály nem adható.

A többlet a hiba nagyságától függően önellenőrzési kötelezettséget is okozhat.

b) Az adminisztrációs hibára visszavezethető többletek elszámolása a vásárolt készleteknél, illetve áruknál.

A vásárolt készleteket előbb vagy utóbb, de legalább egy éven belül a vállalkozó felhasználja a termeléséhez, szolgáltatás nyújtásához, tehát költséggé válnak. A vásárolt árukat pedig eladja, így válnak ráfordítássá (eladott áruk beszerzési értéke jogcímen).

Az adminisztrációs hibára visszavezethető többletekkel korrigálni (csökkenteni) kell az anyagköltséget, illetve az eladott áruk beszerzési értékét a következő tételszerkesztésekkel:

T 21-22. Anyagok – K 51. Anyagköltség
v a g y
T 26. Áruk – K 814. Eladott áruk beszerzési értéke

c) Az adminisztrációs hibára visszavezethető hiány elszámolása a befektetett eszközöknél.

A befektetett eszközök közötti ilyen jellegű hiányt az eszközállomány csökkenéseként kell elszámolni olyan ellenszámlával szemben, amelyen helytelenül könyveltünk. Ebből következően a tétel könyvelésére általános szabály nem adható.

A hiány a hiba nagyságától függően önellenőrzési kötelezettséget is okozhat.

d) Az adminisztrációs hibára visszavezethető hiány elszámolása a vásárolt készleteknél, illetve áruknál.

A b) pontnál leírt okok miatt az adminisztrációs hibára visszavezethető hiányokkal korrigálni (növelni) kell az anyagköltséget, illetve az eladott áruk beszerzési értéke a következő tételszerkesztésekkel:

T 51. Anyagköltség – K 21-22. Anyagok
v a g y
T 814. Eladott áruk beszerzési értéke – K 26. Áruk

A leltárhiány, illetve leltártöbblet elszámolása

Ebben a pontban a nem adminisztrációs, vagy elszámolási hibára visszavezethető leltáreltéréseket, hiányokat, többleteket mutatjuk be. A hiány az eszközök értékének csökkentésével, a többlet éppen fordítva, az eszközök értékének növelésével kell, hogy járjon, lényegében ezeket kell megjelenítenünk a könyvviteli nyilvántartásainkban. Ennek megértése önmagában nagy gondot nem jelent, a problémát az elszámolásokban az eszközök sokfélesége és az azokhoz kapcsolódó szintén sokféle elszámolási lehetőség jelenti.

a) Hiányzószellemi termék, vagyoni értékű jog elszámolása:

(1) A hiányzószellemi termék, vagyoni értékű jog könyv szerinti (nettó) értékének elszámolása terven felüli értékcsökkenésként:

T 8653. Immateriális javakra elszámolt terven felüli értékcsökkenés
K 118. Immateriális javak terven felüli értékcsökkenése és annak visszaírása

(2) A hiányzószellemi termék, vagyoni értékű jog halmozott (a terven felüli értékcsökkenést megelőzően elszámolt) terv szerinti értékcsökkenési leírásának kivezetése:

T 119. Immateriális javak terv szerinti értékcsökkenése
K 113. Vagyoni értékű jogok
v a g y
K 114. Szellemi termékek

(3) A hiányzó szellemi termék, vagyoni értékű jog terven felüli értékcsökkenésének [lásd (1) gazdasági eseményt] kivezetése:

T 118. Immateriális javak terven felüli értékcsökkenése és annak visszaírása
K 113. Vagyoni értékű jogok
v a g y
K 114. Szellemi termékek

b) Hiányzó tárgyi eszköz elszámolása:

(1) A hiányzó tárgyi eszköz könyv szerinti (nettó)értékének elszámolása terven felüli értékcsökkenésként:

T 8654. Tárgyi eszközök elszámolt terven felüli értékcsökkenése
K 128. Ingatlanok terven felüli értékcsökkenése és annak visszaírása
v a g y
K 138. Műszaki berendezések, gépek, járművek terven felüli visszaírása
v a g y
K 148. Egyéb berendezések, felszerelések, járművek terven felüli visszaírása

(2 A hiányzótárgyi eszköz halmozott terv szerinti értékcsökkenési leírásának kivezetése:

T 129. Ingatlanok terv szerinti értékcsökkenése
K 12. Ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok
v a g y
T 139. Műszaki berendezések, gépek, járművek terv szerinti értékcsökkenése
K 13. Műszaki berendezések, gépek, járművek
v a g y
T 149. Egyéb berendezések, felszerelések, járművek terv szerinti értékcsökkenése
K 14. Egyéb berendezések, felszerelések, járművek

(3) A hiányzótárgyi eszköz terven felüli értékcsökkenésének kivezetése:

T 128. Ingatlanok terven felüli értékcsökkenése és annak visszaírása
K 12. Ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok
v a g y
T 138. Műszaki berendezések, gépek, járművek terven felüli visszaírása
K 13. Műszaki berendezések, gépek, járművek
v a g y
T 148. Egyéb berendezések, felszerelések, járművek terven felüli visszaírása
K 14. Egyéb berendezések, felszerelések, járművek

c) A tenyészállat hiány elszámolása:

(1) A tenyészállat könyv szerinti értékének elszámolása terven felüli értékcsökkenésként:

T 8654. Tárgyi eszközök elszámolt terven felüli értékcsökkenése
K 158. Tenyészállatok terven felüli értékcsökkenése és annak visszaírása

A hiányzó tenyészállat halmozott terv szerinti értékcsökkenési leírásának kivezetése:

T 159. Tenyészállatok terv szerinti értékcsökkenése
K 15. Tenyészállatok

(3) A hiányzó tenyészállat terven felüli értékcsökkenésének kivezetése:

T 158. Tenyészállatok terven felüli értékcsökkenése és annak visszaírása
K 15. Tenyészállatok

d) Hiányzó értékpapírok elszámolása:

(1) A hiányzó értékpapírok könyv szerinti értékének elszámolása különféle egyéb ráfordításként:

T 8694. Hiányzó, megsemmisült részesedések könyv szerinti értéke
K 181. Államkötvények
v a g y
K 182. Tartós diszkont értékpapírok
v a g y
K 183. kapcsolt vállalkozások értékpapírjai
v a g y
K 184. Egyéb tartós értékpapírok

– A hiányzó értékpapírhoz kapcsolódó, korábban elszámolt értékvesztés kivezetése:

T 189. Értékpapírok értékvesztése és annak visszaírása
K 8694. Hiányzó, megsemmisült részesedések könyv szerinti értéke

(3) A névérték alatt vásárolt értékpapír elhatárolt árfolyamnyereség arányos részének feloldása:

T 9771. Névérték alatt vásárolt értékpapír bekerülési értéke és névértéke közötti különbözetből az elhatárolt nyereség
K 391. Bevételek aktív időbeli elhatárolása

(4) A névérték felett vásárolt értékpapír elhatárolt árfolyamveszteség arányos részének feloldása:

T 482. Költségek, ráfordítások passzív időbeli elhatárolása
K 9771. Névérték alatt vásárolt értékpapír bekerülési értéke és névértéke közötti különbözetből az elhatárolt nyereség

e) A vásárolt készletek hiányának elszámolása, tényleges beszerzési áras nyilvántartás esetén:

(1) A vásárolt készletek csökkenésének elszámolása:

T 8692. Hiányzó, megsemmisült, állományból kivezetett készletek könyv szerinti értéke
K 21-22. Anyagok

(2) A hiányzó vásárolt készlethez kapcsolódó, korábban elszámolt értékvesztés kivezetése:

T 229. anyagok értékvesztése és annak visszaírása
K 8692. Hiányzó, megsemmisült, állományból kivezetett készletek könyv szerinti értéke

f) A vásárolt készletek hiányának elszámolása, elszámoló ár alkalmazása esetén:

(1) A készletcsökkenés elszámolása elszámoló áron:

T 8692. Hiányzó, megsemmisült, állományból kivezetett készletek könyv szerinti értéke
K 21-22. Anyagok

(2) A készletcsökkenésre jutó árkülönbözet elszámolása

– ha az átlagos tényleges beszerzési ár magasabb, mint az elszámoló ár:

T 8692. Hiányzó, megsemmisült, állományból kivezetett készletek könyv szerinti értéke
K 228. Anyagok árkülönbözete

– ha az átlagos tényleges beszerzési ár alacsonyabb, mint az elszámoló ár:

T 228. Anyagok árkülönbözete
K 8692. Hiányzó, megsemmisült, állományból kivezetett készletek könyv szerinti értéke

g) kereskedelmi árukészlet hiányának elszámolása elszámoló ár, illetve eladási ár alkalmazása esetén:

(1) A készletcsökkenés elszámolása elszámoló áron:

T 8693. Kereskedelmi áruk veszteségjellegű leltárértékelési különbözete
K 262. Áruk elszámoló áron
v a g y
K 264. Áruk eladási áron

(2) A készletcsökkenésre jutó árrés elszámolása:

T 265. áruk árrése
K 8693. Kereskedelmi áruk veszteség jellegű leltárértékelési különbözete

– A készletcsökkenésre jutó árkülönbözet elszámolása:

– ha az elszámoló ár az átlagos tényleges beszerzési árnál alacsonyabb:

T 8693. Kereskedelmi áruk veszteség jellegű leltárértékelési különbözete
K 263. Áruk árkülönbözete

– ha az elszámoló ár az átlagos tényleges beszerzési árnál magasabb:

T 263. Áruk árkülönbözete
K 8693. Kereskedelmi áruk veszteség jellegű leltárértékelési különbözete

h) A többletként fellelt eszközöket a megfelelő eszközszámlán kell növekedésként nyilvántartásba venni a 9892. ajándékként, hagyatékként kapott, fellelt eszközök piaci értéke rendkívüli bevétel számlával szemben.

Kapcsolódó könyvelési lépés, hogy a rendkívüli bevételt halasztott bevételként kell elszámolni a passzív időbeli elhatárolások között. Az így kimutatott passzív időbeli elhatárolást, a többletként fellelt eszköz bekerülési értékének (piaci érték) arányos részének költségkénti, ráfordításkénti elszámolásakor kell megszüntetni általános szabályként a rendkívüli bevételekkel szemben.

Egy 2008. január 1-jétől hatályos rendelkezés szerint, amennyiben a rendkívüli bevételek között elszámolt, de halasztott bevételként kimutatott összeg jelentős és a megbízható és valós összkép követelménye azt indokolja, a megszüntetést – az ellentételezett költségnek, illetve ráfordításnak megfelelően – az egyéb bevételekkel, illetve a pénzügyi műveletek bevételeivel szemben is el lehet számolni a rendkívüli bevételek – mint az általános szabály – helyett.

A leltározás ellenőrzése

A leltározást, mint folyamatot előkészítésétől befejezéséig minden elemében ellenőrizni kell. A leltározás és a leltár ellenőrzésében több személy kell, hogy részt vegyen. A megbízott leltárellenőrön kívül ellenőrzési feladata és felelőssége van a vállalkozás vezetőjének, a vállalkozás gazdasági vezetőjének, a megbízott leltárfelelősnek, a belső ellenőrnek, de megemlíthetjük a független könyvvizsgálónak a leltár felülvizsgálatára vonatkozó felelősségét is.

a) A leltározás előkészítésének ellenőrzése:

A leltározás előkészítésének ellenőrzése röviden: meggyőződni mindazon feladatok pontos, határidőben történő elvégzéséről, amelyeket a leltározás előkészítése pont alatt kirészleteztünk.

Különösen fontos a leltárkészítési és leltározási szabályzat meglétének, aktualizáltságának, a leltározási ütemterv elkészítésének, a leltárutasítás meglétének, a leltárértekezlet megtartásának ellenőrzését.

A leltározás előkészítésének ellenőrzése döntően helyszíni ellenőrzést igénylőfeladat és az egész leltározás eredményességét döntően befolyásoló mozzanat.

b) A leltározás végrehajtásának ellenőrzése:

A leltározás végrehajtásának ellenőrzése helyszíni ellenőrzési feladat. A leltározás teljes végrehajtási időszakában tételesen vagy szúrópróbaszerűen ellenőrizni kell különösen, hogy

– a leltározást a leltározási ütemtervben foglaltak szerint végzik-e,

– a leltározott eszközök megmérhető, megszámlálható, azaz leltározható állapotban vannak-e,

– a leltárbizonylatok kiállítása, kezelése szabályszerű-e,

– a leltárbizonylatok aláírása megtörtént-e az aláírásra kötelezettek részéről (az ellenőrzött tételek esetében a leltárbizonylatokat a leltárellenőrnek is alá kell írnia),

– a leltárfelvétel helyesen, szabályszerűen történik-e.

A leltárellenőrnek az ellenőrzés megtörténtét az ellenőrzött leltári tételek leltárbizonylatain aláírásával kell igazolnia, jelentős eltérés, vagy hibás felvétel esetén javasolhatja a leltárfelvétel megismétlését.

c) A leltárfeldolgozás ellenőrzése:

A leltárfeldolgozás ellenőrzése keretében vizsgálni kell különösen:

– a leltárbizonylatok szabályszerűségét, teljes körűségét (a leltárösszesítőket elkészítették-e, a leltározás bizonylatait összegyűjtötték-e),

– a leltáreltérések megállapításának helyességét, a kompenzálások szabályszerűségét,

– a végleges hiányok-többletek megállapításának helyességét,

– a végleges hiányok-többletek könyvviteli elszámolásának elvégzését, az elszámolások helyességét,

– a hiányok, a többletek okainak megfelelő kivizsgálását, a leltáreltérésekért felelősök felelősségre vonása érdekében tett intézkedések meglétét, jogszerűségét.

d) A leltárértékelés ellenőrzése:

A leltár tételeinek értékelése a számviteli törvény eszközök és források értékelésére vonatkozó előírásainak figyelembe vételével történik. A mérleg és így a leltár tételeinek értékelése egy nagyon fontos terület, minden egyes mérlegtétel tekintetében megköveteli az adott mérlegtétel értékelésére vonatkozó általános és speciális értékelési szabályok ismeretét. A leltárak értékelésének ellenőrzése a leltárellenőrzéssel megbízottaknak igen sokrétű, alapos szakmai felkészültséget igénylő feladatot jelent.

Az eszközök és források értékelésének ellenőrzését a számviteli törvény előírásai figyelembe vételével a vállalkozó által a számviteli politikája keretében kidolgozott az Eszközök és források értékelési szabályzata alapján kell elvégezni.

A leltár megőrzése

A számviteli törvény szerint 10 évig kell megőrizni:

– az üzleti évről készített mindenfajta beszámolót,

– a beszámolót alátámasztó leltárakat, értékeléseket,

– a főkönyvi kivonatot (kettős könyvvitel esetén),

– a naplófőkönyvet vagy más, a számviteli törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást (egyszeres könyvvitel esetén).

Az említett bizonylatokat olvashatóformában kell megőrizni. A bizonylat elektronikus formában is megőrizhető, ha az alkalmazott módszer biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, és megfelel az elektronikus okiratokkal kapcsolatos követelményeknek is.

A megőrzési időn belüli szervezeti változás (jogutódlással történő átalakulás, jogutód nélküli megszűnés) esetén is gondoskodni kell a bizonylatok megőrzéséről.

Jogutódlással történő átalakulás esetén célszerű, ha a jogutódot terheli a bizonylat megőrzési kötelezettség.

Jogutód nélküli megszűnés esetén már több megoldás szóba jöhet, például megőrizheti a bizonylatokat valamelyik volt tulajdonos, vagy kijelölhetnek más, külső megbízottat is. A lényeg az, hogy úgy kell rendelkezni a bizonylatok megőrzéséről, hogy a hatóságok, valamint az érdekeltek azokhoz bármikor hozzáférhessenek.

A bizonylatok megőrzésének a helyét az állami adóhatósághoz be kell jelenteni.

A leltárt tehát 10 évig kell megőrizni, ahol a bizonylat megőrzési időszakának kezdőidőpontjának célszerű a beszámolóletétbe helyezésének napját meghatározni. Bár a számviteli törvény tételesen nem említi, de ugyancsak 10 évig kell megőrizni az adott leltár elkészítését megalapozó bizonylatokat (pl. leltárfelvételi ívek) is.

Forrás: www.ado.hu